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5 prioridades y soluciones para PyMEs

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Roberto Icasuriaga
Director para PyMEs para Latinoamérica en Microsoft

Conoce las 5 prioridades que tiene una PyME hoy en día y cuáles son las soluciones de Microsoft exclusivas para ayudarla, reinventándose para el futuro.

Prioridad #1: Desarrollar nuevas capacidades para crecer

Estamos ante un escenario de cambio y transformación en el mercado, y esto trae implicancias en las capacidades y habilidades tanto del equipo directivo como de la fuerza del trabajo en las PyMEs. Nos encontramos ante la necesidad de un aprendizaje constante para poder adaptarnos.

En Microsoft, estamos construyendo una cultura de «apréndelo todo» donde nuestro objetivo es abrazar la curiosidad, centrarnos en ser ingeniosos y tomar nuestros aprendizajes y aplicarlos para el éxito futuro. Queremos ayudar a que la educación en tecnología sea aún más accesible para todos los que quieran adquirir una nueva habilidad, perseguir una nueva trayectoria profesional y mantenerse al día sobre los últimos avances tecnológicos.

Los invito a conocer nuestros programas de capacitación en habilidades, disponibles de forma gratuita y en español:

Prioridad #2: Habilitar el trabajo remoto

La segunda prioridad es habilitar el trabajo remoto y para eso quiero compartir con ustedes 4 soluciones de productividad y colaboración pensadas para PyMEs, priorizando siempre el bienestar de los empleados.

Sabemos que las PyMEs necesitan seguir al servicio de sus clientes existentes, lanzar nuevos negocios, reunirse con los empleados y hacer lo que sea necesario para mantener su empresa en funcionamiento. Microsoft Teams permite chatear, colaborar y reunirse con empleados, clientes, proveedores y socios de manera virtual.

Antes del brote de COVID-19, muchos equipos pasaban entre el 80 y el 90% de su semana sentados en reuniones, enviando correos electrónicos y hablando por teléfono, pero el 50% del tiempo de reunión fue visto como improductivo y casi la mitad de los empleados informaron que su trabajo interfería con su vida familiar.

Hoy en día, sin contar con datos concretos sobre cómo los equipos de trabajo distribuyen su jornada laboral, puede ser un desafío para las personas tomar decisiones inteligentes sobre dónde pasar su tiempo. Viva Insights, parte de Microsoft 365, ayuda a solucionar esto trayendo datos sobre cómo cada miembro de la empresa utiliza su tiempo y recomendaciones para ser más efectivo. Permite acceder a información como, por ejemplo, el tiempo que se pasa en reuniones; la cantidad de emails recibidos y enviados y los espacios de conexión fuera de horario de trabajo, entre otras cosas. Además, entrega a los jefes, supervisores y gerentes la capacidad de ver si sus organizaciones están agotadas, se empiezan a producir silos o hay riesgo de pérdida de talento.

Microsoft Bookings, incluida en Microsoft 365, permite programar citas online, para brindar un mejor servicio a clientes, ahorrar tiempo, disminuir los no-shows y gestionar citas desde cualquier lugar. Se pueden crear y compartir un calendario de turnos en la web. Los clientes pueden acceder, consultar los horarios disponibles, seleccionar el personal preferido, enviar información sobre ellos mismos y sus necesidades, y reservar una cita en unos pocos clicks. Una vez que se realiza una reserva, se envían confirmaciones y recordatorios por correo electrónico a los clientes y al personal para garantizar que todos sepan qué citas están por venir, reprogramadas o canceladas. Además, incluye una aplicación móvil para gestionar un encuentro sin necesidad de estar frente a una computadora.

Por último, la retroalimentación es importante también, tanto de los clientes como de los equipos internos. Microsoft Forms es una aplicación para crear encuestas y cuestionarios, y se puede utilizar para recopilar comentarios sobre nuevos productos, capacitar a un nuevo empleado u obtener un pulso de audiencia en cuestión de minutos. Todos los datos se pueden exportar a Excel para un análisis aún más profundo con un solo clic y se pueden usar dentro de aplicaciones que todo el mundo conoce, como SharePoint, Teams o Sway.

Prioridad #3: Asegurar la privacidad de los datos y la seguridad del negocio

La tercera prioridad es asegurar la privacidad de los datos y la seguridad del negocio. Un dato que llama la atención pero que no sorprende teniendo en cuenta la virtualidad que adoptamos es que, desde que comenzó la pandemia, los ciberataques se han quintuplicado.

Uno de los desafíos principales en las PyMEs es dar acceso al negocio a los colaboradores de una manera rápida, segura y económica. Una opción para ello es Microsoft Defender for Office 365, que protege con el correo electrónico, que es la principal fuente de amenazas. Además, resguarda vínculos o archivos maliciosos en otras herramientas como Microsoft Teams, OneDrive o Sharepoint.

Otra solución más integral es Microsoft 365 Business Premium, que con su plataforma en la nube simplifica la implementación y reduce los costos al eliminar el manejo de múltiples proveedores y escenarios de implementación. Además:

– Permite la colaboración y la productividad con herramientas como aplicaciones de Office y Microsoft Teams, para que los empleados puedan mantenerse productivos y conectados desde cualquier lugar.

– Protege la identidad, los datos y los dispositivos con herramientas de TI para proteger el trabajo remoto, como Acceso Condicional, Microsoft Intune, Azure Active Directory, Protección contra amenazas avanzadas y mucho más.

– Ofrece Windows Virtual Desktop para un escritorio escalable y costo efectivo y una experiencia de virtualización de aplicaciones con sesiones múltiples en Windows 10, optimizaciones de Office y soporte para escenarios escritorio remoto (RDS).

Prioridad #4: Mejorar el desempeño de negocio

Otro punto que tenemos en cuenta es que las PyMEs necesitan mejorar el desempeño de su negocio y esa es la cuarta prioridad. Para eso, es importante una administración integral de los sistemas y procesos de negocio. En vez de ver transacciones separadas, pensar en relaciones continuas; dejar los productos estáticos y sus datos compartimentados para poder tener una vista 360 del negocio con servicios inteligentes conectados; y por último, pensar en experiencias interactivas y altamente personalizadas.

Con Microsoft Business Central, se reúnen los equipos de ventas, servicios, finanzas y operaciones en una única solución de administración de la empresa en la nube. Accede a una administración financiera conectada, automatiza la cadena de suministro, otorga un servicio al cliente inteligente, administra y planea tu capacidad y optimiza tus operaciones.

Además de la administración de los sistemas, es importante simplificar las tareas repetitivas y los procesos, de modo que puedan centrar su atención en lo más necesario. ¿Cómo ocuparse de lo importante y automatizar el resto? Creando flujos de trabajo que permitan el ahorro de tiempo, desde tareas individuales hasta sistemas de gran escala. Con Microsoft Power Platform las PyMEs pueden automatizar tareas manuales que consumen mucho tiempo con capacidades integradas de IA, lo que le deja más tiempo para centrarse en oportunidades estratégicas y de gran valor. Microsoft Power Platform reúne la automatización inteligente de procesos con su conjunto de productos de código bajo:

Power Apps, que simplifica la creación de flujos de trabajo automatizados, así como permite a la lógica empresarial simplificar la creación de aplicaciones.
Power BI, que permite a cualquier persona acceder a información visualmente inmersiva e interactiva a partir de datos empresariales.
Power Virtual Agents, que permite a los equipos crear y publicar fácilmente experiencias de bots de chat basadas en IA.

Prioridad #5: Reducir costos

La última prioridad, y la más importante en este momento, es la reducción de costos.

La nube es de gran valor no solo por su facilidad y opciones de suscripción para elegir la que más se ajusta a las necesidades de tu negocio, sin tener que hacer una gran inversión en un pago y luego tener que esperar a la devolución, sino también porque ofrece actualizaciones automáticas que significan que los usuarios siempre tienen el software más reciente y seguro, sin tener que invertir en la compra de nuevo software, y disfrutan de los ahorros involucrados en no tener que gestionar esas actualizaciones.

La adquisición de tecnología como servicio permite a cualquier PyME acceder a las mismas soluciones a las que tiene acceso una gran empresa, sin invertir grandes sumas de dinero y pagando únicamente por lo que utiliza. Por lo tanto, el uso informado de la tecnología adecuada para cada negocio permite a las PYMES ser más productivas, ahorrar en costos y ampliar su base de clientes.

Microsoft Azure, la solución de nube de Microsoft, ofrece la migración de tu infraestructura a la nube, con los servidores Windows Server en Azure y la base de datos, SQL Server en Azure, así también como aplicaciones de fácil desarrollo e implementación para las PyMEs.

Estas fueron las 5 prioridades de una PyME hoy y las soluciones que Microsoft ha puesto a la disposición de ellas.